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Institut de formation doctorale
Collège doctoral Sorbonne Universités

FAQ - Spéciale "Soutenance"

  1. Attendre ou ne pas attendre les rapports des rapporteurs avant de déposer votre dossier administratif au bureau d'accueil des doctorants?
  2. Déposer son dossier 3 semaines avant la soutenance au bureau d'accueil des doctorants, pourquoi si tôt?
  3. Pourquoi remettre un CD-Rom avec la version de ma thèse 3 semaines avant la soutenance, mes rapporteurs m'ont demandé des corrections, le jury m'en demandera sans doute,  autant le remettre quand tout est fini!
  4. Un CD-ROM et pourquoi pas un support plus actuel ?
  5. Les fichiers "titre de la thèse", "résumés", "mots- clés"…, est-ce vraiment utile?
  6. Pourquoi  différentes versions de votre manuscrit? L'application FACILE ?
  7. Version expurgée, version intégrale, quelles sont les différences ?
  8. Pourquoi fournir le texte en format source?
  9. J'ai rédigé ma thèse sur LaTeX, comment faire pour ne faire qu'un seul fichier au format source?
  10. Des documents papiers à retourner au bureau d'accueil… pourquoi?
  11. A quoi sert la charte  de diffusion ?
  12. Confidentialité ou embargo, quelle est la différence?
  13. Modifications du manuscrit
  14. Quel intérêt d'envoyer les adresses courriel des membres du jury par mail….
  15. En cotutelle, que dois-je faire?
  16. Les invités font-ils partie du jury?

Attendre ou ne pas attendre les rapports des rapporteurs avant de déposer votre dossier administratif au bureau d'accueil des doctorants?

Ne pas attendre!!! Les rapports ne sont pas transmis au BAD par vous mais par l'école doctorale et/ou la commission des thèses.  

Déposer son dossier 3 semaines avant la soutenance au bureau d'accueil des doctorants, pourquoi si tôt?

C'est réglementaire. Mais c'est aussi pratique, ce stress terminé, vous aurez du temps à consacrer à vous préparer pour le jour J.

Pourquoi remettre un CD-Rom avec la version de ma thèse 3 semaines avant la soutenance, mes rapporteurs m'ont demandé des corrections, le jury m'en demandera sans doute,  autant le remettre quand tout est fini!

C'est réglementaire! Et si le calendrier UPMC est  suivi vous avez un peu de temps! Si des corrections sont à suivre, vous ferez un nouveau dépôt de CD-Rom mais avec uniquement les versions de la thèse.

Un CD-ROM et pourquoi pas un support plus actuel ?

Le CD-rom est le support  le moins cher (2 à 3€). C'est une contrainte de la bibliothèque en matière d'archivage. Bientôt des nouveautés à ce sujet, on y travaille!
A propos, certains graveurs ne fonctionnent  pas avec toutes les marques de CD, vérifiez-bien que les données sont présentes et lisibles.

Les fichiers "titre de la thèse", "résumés", "mots- clés"…, est-ce vraiment utile?

Ce sont vos métadonnées personnelles. Elles permettent de vous référencer sur les plateformes internet dédiées, en français, en anglais… d'autres sont importées de votre dossier-étudiant ou recopiées des formulaires de soutenance à destination de la bibliothèque et bordereaux de thèse soutenue. Du copier/coller mais une meilleure lisibilité de vos travaux.

Pourquoi  différentes versions de votre manuscrit? L'application FACILE ?

Votre manuscrit doit être archivé numériquement sur une plateforme nationale, pour les années à venir….Pour cela, le format pdf a été choisi par le Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur, CINES.  
L'application Facile permet de vérifier que le fichier est prêt  à être archivé sur la plateforme du CINES. Le compte-rendu que vous devez fournir version imprimée nous informe de son état.

Version expurgée, version intégrale, quelles sont les différences ?

La version intégrale est la version définitive du manuscrit. La version expurgée est celle qui sera mise en ligne en fonction des éventuelles confidentialités, utilisation de ressources soumises au droit d'auteur auxquelles vous devez vous conformer. Elle n'est pas nécessaire si vous n'avez rien à cacher!

Pourquoi fournir le texte en format source?

Parce qu'une application informatique peut avoir des défaillances ! Avoir la version source permet à la bibliothèque de l'UPMC qui se charge de l'archivage et de la diffusion des manuscrits, de recréer un pdf si toutefois cela s'avère nécessaire.
Rassurez-vous, la BUPMC ne modifie pas le contenu du manuscrit. Elle peut toutefois avoir besoin de vos polices de caractère pour retraiter le fichier.

J'ai rédigé ma thèse sur LaTeX, comment faire pour ne faire qu'un seul fichier au format source?

Vous pouvez en faire autant que nécessaire, du moment qu'ils sont numérotés. Le fichier pdf sera tout de même unique et regroupera l'ensemble des fichiers.

Des documents papiers à retourner au bureau d'accueil… pourquoi?

En cas de recours, les conditions de présentation des documents originaux restent la preuve la plus probante, pour vous comme pour l'université.  

A quoi sert la charte  de diffusion ?

Vous êtes l'auteur du manuscrit, mais vous avez des droits et des responsabilités.  

Confidentialité ou embargo, quelle est la différence?

Retrouvez les infos dans la rubrique Dépôt et diffusion de la thèse

Modifications du manuscrit

Retrouvez les infos dans la rubrique

Quel intérêt d'envoyer les adresses courriel des membres du jury par mail….

Les membres du jury doivent recevoir les rapports des rapporteurs avant votre soutenance. Réglementaire mais surtout utile pour votre présentation.
Tous les membres du jury doivent les recevoir, n'oubliez pas votre directeur de thèse s'il est présent! Attention, inscrire les adresses séparées par des points-virgules évite les "user unknown".

En cotutelle, que dois-je faire?

Vous recevrez le diplôme de l'UPMC, donc vous devez agir comme tout doctorant préparant sa soutenance, même dossiers, mêmes modalités et calendrier  de soutenance!

Les invités font-ils partie du jury?

Non, ils ne doivent pas figurer du le procès-verbal ni aucun autre document administratif.

05/05/17

Traductions :

Contact

Bureau d'accueil des doctorants

15 rue de l'école de médecine - 75006 Paris

Escalier G - 2e étage

scolarite.doctorat @ upmc.fr

Horaires d'ouverture

Le bureau est ouvert sans interruption le lundi, mardi, jeudi et vendredi de 9h30 à 16h30. Fermeture au public le mercredi toute la journée.